Organizar un evento es costoso y conlleva más pérdidas que beneficios si el plan falla. Por tanto, hay que conocer, analizar y planificar bien cada detalle.
Para facilitar este trabajo, hay sistemas de gestión de eventos, fiestas o convenciones que incluyen la investigación, la planificación, el registro y el estudio de las circunstancias que rodean dicho evento. Estos sistemas permiten obtener y guardar la información de manera sencilla y ordenada.Para organizar un evento, hay detalles fundamentales que deben tenerse en cuenta antes de comenzar a prepararlo. Uno de ellos es la fecha de celebración. Un evento, del tipo que sea, solo tiene sentido si pueden estar presentes las personas relacionadas con la empresa o el proyecto. Con un sistema de gestión de eventos se simplifican las gestiones porque el organizador puede enviar una encuesta en línea a los participantes para que voten la fecha que mejor les viene. De esta forma, se evita la pérdida de tiempo y dinero que supone realizar llamadas o mensajes
Hay programas que se encargan de crear formularios de registro en línea; procesar los pagos; crear herramientas, como placas identificadoras y apps móviles; compartir informes; comunicarse por e-mail; e, incluso, crear rutas de registro personalizadas. Todo lo necesario para gestionar eventos en una sola herramienta. Hoy vamos a hablar de las tres plataformas online por excelencia que considero de mayor interés.
REGONLINE:
Es un servicio online que puedes utilizar para crear, gestionar, y promocionar tu evento en línea y también vender entradas para los asistentes. Puedes crear una página web personalizada con todos los detalles de tu evento y la información disponible sobre venta de entradas. Los pagos están soportados a través de tarjeta de crédito o PayPal. Para realizar el seguimiento de registros y pagos del que puedes tomar ventaja de una característica de presentación de informes que te permite supervisar el estatus de tu evento en tiempo real. RegOnline cobra $3.95 por cada solicitante de registro a tu evento, a pesar del coste del billete en sí. La Promoción a través de medios de comunicación social y en sitios web no está disponible.BIGMAKER:
Es una plataforma que nos ayuda a realizar presentaciones, cursos y conferencias desde Internet. Podemos crear nuestra sesión e invitar a los que presenciarán el evento, con posibilidad de compartir y discutir archivos, ver diapositivas, comentar en un chat, distribuir nuestro escritorio. También podemos participar de conferencias existentes de forma gratuita o pagando en las que se necesite este tipo de acceso, al mismo tiempo que es posible vender ingresos para las que hayamos preparado. Se convierte así en una herramienta interesante para los que quieran vender cursos por Internet, ofreciendo un número determinado de ingresos y disponiendo de las herramientas necesarias para que la comunicación sea fluida.EVENTBRITE:
Se trata de otra solución donde podemos añadir eventos, con sus correspondientes detalles y con la posibilidad de crear la dirección web con una url personalizada de modo que después contemos con herramientas para su promoción, donde acudirán los usuarios a registrarse o, en todo caso, la compra online de tickets, admitiendo pagos mediante PayPal y tarjetas de crédito.Los administradores del evento contarán, en todo caso, con herramientas de seguimiento estadístico del evento, donde podemos saber la cantidad de usuarios registrados hasta el momento, el número de tickets vendidos y la posibilidad de enviar invitaciones, entre otras opciones. Podrán añadir manualmente usuarios y enviarles un mensaje de confirmación por correo electrónico, así como descargarse un informe con el número de asistentes y con el número de ventas en formato Excel, en archivo de texto o imprimir directamente la tabla.
Dispone de versión gratuita, suficiente para la mayoría de los casos, y una versión de pago que cuenta con algunas funciones adicionales, como página personalizada con logo propio, integración del formulario de registro desde tu propia web o herramientas de atención al cliente.
Por último, para planificar bien el invento sería necesario que sigamos una serie de pasos. Considero que los más importantes serían los siguientes:
- Identificar a nuestro público objetivo.
- Tener claro qué tipo de invento vamos a realizar.
- Identificar los objetivos.
- Tener claras las fechas tal y como explicaba anteriormente.
- Elegir el lugar adecuado.
- Planificar el programa.
- Estudiar bien las posibles fuentes de ingresos.
- Determinar cuáles son los puntos clave.
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